A prestação de contas exige organização, atenção e conhecimento das normas. Para os Municípios, a entrega do Rol de Documentos é uma etapa que merece cuidado desde o início do exercício.

Afinal, não basta reunir arquivos e enviar tudo ao Tribunal de Contas. É preciso conferir as exigências, organizar as informações e garantir que os documentos correspondam aos registros da gestão.

Quando esse trabalho fica para a última hora, aumentam as chances de erros, documentos ausentes e divergências. Além disso, a equipe pode precisar refazer etapas que poderiam ter sido concluídas antes.

No Ceará, o Tribunal de Contas do Estado (TCE-CE) atualizou as regras para a Prestação de Contas de Gestão por meio da Instrução Normativa nº 01/2025 e de atos complementares. Por isso, acompanhar as normas vigentes é fundamental para organizar a entrega corretamente.

Confira as orientações na página oficial do TCE Ceará para os Municípios.

1. Conhecer as exigências é o primeiro passo

Um dos erros mais comuns é utilizar documentos de exercícios anteriores sem conferir se as regras continuam válidas.

Embora alguns procedimentos possam se repetir, o Rol de Documentos pode passar por alterações. Por isso, a equipe precisa consultar as normas aplicáveis ao exercício e verificar quais documentos devem ser apresentados.

No Ceará, a Instrução Normativa TCE-CE nº 01/2025 estabeleceu novos critérios para a prestação de contas. Já a Portaria nº 544/2026 trouxe flexibilizações específicas para a prestação de contas referente ao exercício de 2025.

Essa flexibilização foi excepcional. Portanto, não deve ser considerada uma dispensa permanente das exigências para os exercícios seguintes.

Acesse as fontes oficiais:

• Instrução Normativa TCE-CE nº 01/2025 e legislação para os Municípios
• Entenda as regras de transição para a prestação de contas de 2025

Dessa forma, a equipe consegue identificar as exigências aplicáveis e evitar o uso de orientações desatualizadas.

2. Conferir os documentos evita retrabalho

Conhecer as regras é importante. No entanto, também é necessário conferir cada documento antes do envio.

Um arquivo pode estar presente no processo, mas conter informações incompletas. Da mesma forma, dois documentos podem apresentar dados diferentes sobre uma mesma operação.

Por isso, a revisão deve considerar tanto a presença dos arquivos quanto a consistência das informações.

Entre os principais pontos de atenção estão:

• Documentação completa: verifique se todos os itens exigidos foram reunidos.
• Informações consistentes: compare os dados apresentados nos documentos relacionados.
• Identificação correta: confira períodos, unidades gestoras e demais informações necessárias.
• Formatos exigidos: observe os padrões técnicos estabelecidos pelo Tribunal.
• Organização dos arquivos: mantenha os documentos identificados e organizados conforme as regras aplicáveis.

Além disso, vale definir responsáveis pela elaboração, conferência e validação de cada parte do processo.

Assim, a equipe consegue identificar pendências com antecedência e reduzir o risco de correções de última hora.

3. Integrar os setores fortalece a prestação de contas

A elaboração do Rol de Documentos não depende de uma única área.

Contabilidade, finanças, patrimônio, gestão de pessoas, contratos e controle interno podem participar da produção ou da conferência das informações, conforme as exigências de cada unidade.

Quando esses setores trabalham de forma isolada, a consolidação dos documentos pode se tornar mais difícil. Além disso, informações importantes podem chegar fora do prazo.

Por outro lado, quando existe um fluxo de trabalho definido, cada equipe conhece suas responsabilidades e os prazos de entrega.

Para melhorar essa rotina, o Município pode adotar algumas medidas:

• Definir responsáveis por cada documento;
• Estabelecer prazos internos anteriores ao prazo oficial;
• Criar uma lista de conferência atualizada;
• Registrar as pendências identificadas;
• Realizar revisões antes do envio;
• Manter os comprovantes de entrega e os registros do processo.

Essas ações ajudam a distribuir o trabalho ao longo do exercício. Consequentemente, a equipe não precisa concentrar todas as tarefas nos últimos dias.

4. Organizar os documentos durante o ano é melhor do que correr no prazo final

A preparação da prestação de contas não deve começar apenas quando o prazo de envio se aproxima.

Na prática, muitos documentos são produzidos durante a execução orçamentária e financeira, a realização de contratos e as atividades administrativas do Município.

Por isso, guardar e organizar essas informações desde a origem facilita a conferência posterior.

Contratos, notas fiscais, comprovantes de pagamento, relatórios de fiscalização e registros contábeis, por exemplo, precisam permanecer acessíveis e relacionados aos respectivos processos, quando exigidos.

Além disso, o controle interno pode revisar os procedimentos periodicamente. Dessa maneira, eventuais falhas são identificadas antes da consolidação final.

A Nexos já abordou essa prática no artigo Prestação de Contas Pós-Evento: Como Arquivar e Documentar Processos para Evitar Apontamentos dos Órgãos de Controle.

O conteúdo mostra como a organização documental e a comprovação das despesas ajudam a preparar o Município para responder a eventuais questionamentos.

5. O controle interno deve participar da revisão

O controle interno tem um papel importante na identificação de falhas e na prevenção de riscos.

Na prestação de contas, essa atuação pode incluir a conferência dos documentos, a análise de inconsistências e o acompanhamento das pendências identificadas pelas áreas responsáveis.

Entretanto, essa revisão precisa acontecer antes da entrega final.

Quando o controle interno participa apenas no encerramento do processo, o tempo para corrigir problemas pode ser limitado. Por isso, revisões periódicas ajudam a distribuir melhor as atividades.

Também é importante registrar as verificações realizadas e acompanhar as correções solicitadas.

Para aprofundar esse tema, confira o conteúdo da Nexos sobre Prevenção de Riscos: O Papel da Matriz de Risco na Gestão Sustentável.

A prevenção permite que a equipe atue antes que uma falha documental comprometa a conclusão do processo.

Checklist: o que conferir antes da entrega?

Antes de concluir o envio, a equipe pode utilizar uma lista de verificação para revisar os principais pontos.

• As normas aplicáveis ao exercício foram consultadas?
• Todos os documentos exigidos foram identificados?
• Os arquivos estão completos e legíveis?
• As informações conferem com os registros correspondentes?
• Os formatos e padrões técnicos foram respeitados?
• As pendências foram corrigidas?
• A revisão interna foi realizada?
• O comprovante de envio será arquivado?

Essa lista deve ser adaptada às exigências vigentes do Tribunal e às características da unidade responsável. Ela serve como apoio à revisão, mas não substitui a conferência do Rol oficial.

Conclusão

A entrega do Rol de Documentos exige rigor técnico porque envolve normas, informações administrativas e registros que precisam estar organizados e consistentes.

Por isso, improvisar no encerramento do prazo não é uma boa estratégia. O caminho mais seguro é acompanhar as atualizações do Tribunal, distribuir responsabilidades e revisar os documentos durante todo o exercício.

Além disso, a integração entre os setores e a participação preventiva do controle interno ajudam a identificar falhas antes da entrega.

Uma prestação de contas bem preparada começa muito antes do envio. Começa com processos organizados, responsabilidades definidas e atenção contínua às exigências aplicáveis.

Quer acompanhar mais orientações sobre controle interno, prestação de contas e gestão municipal?

Acesse o blog da Nexos e confira outros conteúdos para apoiar o planejamento e a organização da gestão pública.