Você sabe o que é o controle de frota dos veículos oficiais dos municípios? Esse controle é extremamente importante para que manutenção, identidade, aquisição e  utilização sejam gerenciados de maneira responsável por parte dos servidores públicos. 

E para que você esteja preparado para realizar essa gestão de forma competente e eficaz, separamos algumas orientações técnicas a respeito do controle de frota. Confira o texto completo para não perder nenhum detalhe importante. 

Do gerenciamento ao controle de frota

Antes de qualquer coisa é preciso salientar que o uso da frota municipal não deve ser de maneira irresponsável. Mas o que isso quer dizer? Significa que a frota deve ser utilizada apenas para interesse da administração pública. 

Logo é estritamente proibido o uso de qualquer veículo da frota municipal para fins particulares, independentemente do caso e da posição do usuário. Essas normas devem ser cumpridas para que se mantenha a ordem na administração pública. 

Dito isso, alguns outros pontos precisam ser levados em consideração. Estes são: 

01 – Cadastramento dos veículos

No cadastramento dos veículos e máquinas deverá constar o tipo e marca, ano de fabricação, cor, número do motor e do chassi, tipo de combustível e capacidade do tanque, data de aquisição, número da nota fiscal, critérios que servirão para o controle e gerenciamento dos gastos.

02 – Monitoramento dos veículos

O monitoramento de todos os veículos será efetuado por meio de pessoal com as atribuições específicas para esse fim, juntamente com sistema de informática criado para racionalização do uso, consumo e manutenção da frota.

03 – Deslocamento dos veículos

O deslocamento dos veículos e máquinas será efetuado mediante solicitação do servidor à Secretaria, devendo constar no registro de movimentação dos veículos – Diário de Bordo (Anexo I), o tipo de veículo, a placa, nome do condutor, data e hora de saída e chegada, destino, solicitante do veículo e quilometragem de saída e chegada.

04 – Sobre abastecimento

Todos os veículos e máquinas receberão autorização de abastecimento do Órgão ao qual o veículo está alocado ou ainda do Servidor responsável pela Gerência de Transportes, devidamente autorizado pelo Secretário. 

O abastecimento será realizado em posto credenciado, determinado pela Administração Pública no caso de contratação ocorrida após realização do processo licitatório.

05 – Controle e manutenção

Haverá controle para cada veículo ou máquina, que identificará a quilometragem, bem como os gastos mensais com abastecimento, lubrificantes, serviços mecânicos, peças e acessórios gerenciados pela Gerência de Transportes.

06 – Obrigatoriedade do diário de bordo

A cada utilização dos veículos componentes da frota municipal o condutor deverá preencher o Diário de Bordo, com os dados necessários.

Os Órgãos e Secretarias encaminharão o Diário de Bordo à Gerência de Transporte para acompanhamento e inserção de dados no sistema de informática, até a terça-feira da semana subsequente.

Os condutores deverão também efetuar a verificação diária nos veículos sob sua direção ou responsabilidade, no início e final da utilização, e comunicar quaisquer falhas ou defeitos verificados.

Inclue-se aqui a ausência dos equipamentos obrigatórios, efetuando o registro de observação no Diário de Bordo, visando providenciar em tempo hábil, o imediato ajuste e/ou conserto, com supervisão e orientação do Responsável pela Gerência de Transporte e/ou Secretário da pasta onde o veículo está alocado.

07 – Compra de peças para os veículos

Qualquer manutenção e/ou compra de peça, equipamento ou acessório deverá ser obrigatoriamente requisitada ao Órgão no qual o veículo esteja alocado.

As cópias das notas fiscais referentes à compra de peças ou manutenção de veículos devem ser encaminhadas para a Gerência de Transporte, semanalmente, juntamente com os Diários de Bordo.

08 – Relatórios mensais

Os dados e informações constantes no Art. 3° e 7° serão registrados em programa específico para emissão de relatório mensal, que permita identificar o custo de manutenção de cada veículo, do km rodado e consumido ou hora trabalhada. 

A Gerência de Transporte encaminhará para as Secretarias e Órgãos do Município o relatório mencionado no caput até o dia 15(quinze) do mês subseqüente.

A Gerência de Transporte encaminhará para a Controladoria Geral do Município o relatório mencionado no caput, desta feita consolidado de todas as Secretarias até o dia 15(quinze) do mês subseqüente.

09 – Caracterização dos veículos

A frota de veículos do Município é composta por veículos próprios, cedidos ou locados, devidamente identificados através de logotipo do Município afixado nas portas dianteiras dos dois lados do automóvel ou em local visível em se tratando de motocicletas ou outros veículos.

Não é permitida a afixação de qualquer outro adesivo, equipamentos ou acessórios que descaracterizem a aparência original do veículo ou comprometam o interesse da Administração.

10 – Caracterização em casos especiais

Art. 13 – Os veículos utilizados pelo (a) Prefeito (a), os de escolta, pelos (as) Secretários (as) Municipais e os que requererem cuidados especiais de segurança estão dispensados do uso do logotipo, mediante autorização expressa do (a) Prefeito (a).

11 – Sobre o local dos veículos

Os veículos que servem à Administração Municipal devem, ao término do expediente de trabalho, ser recolhidos na garagem, no pátio de seu respectivo Órgão ou, excepcionalmente, em outro local seguro, designado pelo Dirigente do Órgão.

É proibida a guarda de veículo oficial em garagem residencial, ressalvados aqueles que servem ao Prefeito(a), por razões de segurança pessoal e os que estiverem expressamente autorizados pelo Dirigente do Órgão. 

12 – Uso da frota nos fins de semana

Em casos excepcionais, assim considerados os serviços essenciais e serviços ininterruptos, definidos por cada um dos Secretários Municipais, os veículos poderão ser utilizados nos sábados, domingos e feriados ou durante a semana, fora do horário de expediente. 

A Gerência de Transportes deverá previamente ser comunicada nos casos descritos acima neste tópico. 

Essas são as orientações técnicas básicas, para acessar o documento completo de orientações, confira nosso site na página de conteúdos, disponibilizaremos o material com as demais informações para todos vocês. Em caso de dúvidas, não hesite em contar conosco, pois a Nexos Governamental está aqui para ajudar na sua gestão!